PAX is een NGO waar mensen werken aan vrede. Soms in het veld, ergens op een plek in de wereld waar oorlog heerst of net is beëindigd. Maar ook vanuit het hoofdkantoor in Utrecht. Ab Spaan, een ervaren controller met ruim 20 jaar ervaring in de ondersteuning van maatschappelijke ondernemingen, is onder meer verantwoordelijk voor de financiën van PAX. Maar zijn rol gaat verder. Hij moet er ook voor zorgen dat belangrijke financiële en inhoudelijke informatie afkomstig van de zogenaamde programmagroepen in onderlinge samenhang zichtbaar wordt voor de rest van de organisatie. En voor de subsidieverstrekkers, waarvan het ministerie van Buitenlandse Zaken de belangrijkste is.

Verantwoording afleggen over het uitgeven van door anderen verstrekt geld heeft altijd een belangrijke rol gespeeld bij een NGO als PAX. Al zijn de resultaten die door de inspanningen van de programmagroepen (zie kader) worden behaald soms moeilijk in geld uit te drukken. Spaan: “Hoe vertaal je de training van plaatselijke vredesactivisten in een hard resultaat als vrede?”

Vanuit het hoofdkantoor timmert PAX aan de weg om klaar te zijn voor de toekomst. De organisatie groeit sinds 2015 naar een organisatiestructuur toe die volledig uit zelforganiserende teams bestaat. Informatieverstrekking over bestedingen en inkomsten moet ten behoeve van de sturing van de organisatie ook op dat niveau plaatsvinden.

Donoren

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de belangrijkste donor en strategische partner van PAX. Ongeveer 70% van de gelden die PAX jaarlijks ontvangt is van dit ministerie afkomstig. De rest komt van andere landen, bijvoorbeeld de Duitse overheid, of van een multilaterale instelling als de Europese Unie of een foundation als The Joseph Rowntree Charitable Trust. Het segment van de kleine particuliere donateur is voor de vredesorganisatie moeilijk te bereiken.

Spaan: “Het ministerie wil dat wij de gelden die wij ontvangen op een transparantere manier verantwoorden dan we al deden. Elk kwartaal zetten wij daarom informatie over wat wij hebben gedaan en wat het heeft gekost in IATI (International Aid Transparancy Initiative), een internationale standaard voor het publiceren van financiële en inhoudelijke gegevens. De informatie die wij in het systeem zetten is voor iedereen via internet toegankelijk.”

ICT-systeem

De roep van de belangrijkste donor om meer transparantie heeft consequenties voor het interne PME-systeem van PAX. PME staat voor programma monitoring en evaluatie en richt zich op de beheersing van de inhoudelijke realisatie van de doelen. “Dit interne systeem zijn we verder aan het ontwikkelen: het moet geschikt zijn om het continue proces van plannen, rapportage en herplannen van onze programmagroepen te ondersteunen. Financiële – en inhoudelijke infor­matie over onze programma’s moet in PME aan elkaar gekoppeld worden en vervolgens in het IATI-systeem gezet, zodat ook het ministerie van Buitenlandse Zaken en andere stakeholders zien waar we staan.”

Spaan noemt het een spanningsveld. “Onze programmagroepen moeten in meer detail en in een hogere frequentie rapporteren. Maar, hoe meer je wilt weten, hoe meer tijd het kost. Ook van programmaleiders en onze partners die in het veld werkzaam zijn. Tijd die ze niet aan hun vredeswerk kunnen besteden.”

Zelforganiserende teams

De proactievere houding van het ministerie van Buitenlandse Zaken is tevens een belangrijke drijfveer achter de organisatieveranderingen die zijn ingezet. Anders dan voorheen zit het ministerie ook bovenop de niet-financiële informatie die van de programmagroepen komt. Spaan: “Het ministerie wil bijvoorbeeld weten waarom een bepaalde sanctie aan een partner met wie een programmagroep samenwerkt, is opgelegd. Dit betekent dat wij processen en systemen anders moeten inrichten om tot een betere informatievoorziening te komen.”

Zelforganiserende teams zijn onderdeel van deze veranderingen. In zelf­organiserende teams werken verschillende functies samen. Naast bijvoorbeeld een hr-medewerker, een communicatiemedewerker en een programmaleider, heeft elk team ook een projectcontroller die rechtstreeks aan Spaan rapporteert.

Wendbaar

In de nieuwe situatie werken de zelforganiserende teams vanuit de theory of change, een kader dat specifiek bedoeld is om de voortgang te kunnen volgen van het team. Spaan: “In de theory of change staan de doelen die een team met een programma wil bereiken. En de interventies die worden ondernomen om die doelen te bereiken.”

Het is niet altijd eenvoudig om concrete doelen te formuleren en om die in verband te brengen met bepaalde acties. Spaan: “Leidt meer inzet van mensen sneller tot het behalen van het gewenste effect c.q. vrede? Dat verband is niet altijd te leggen. Toch moeten we daar serieus naar kijken.”

Daar komt bij dat de situatie in een oorlogsgebied zo maar kan veranderen. Dan zijn de doelen die je wilt bereiken in één keer teniet gedaan. “In Aleppo is PAX actief geweest in het verbinding leggen tussen verschillende groepen inwoners. Maar door de interventies van Rusland is de situatie daar nu compleet veranderd.”

Het vraagt van programmagroepen veel flexibiliteit. Door de invoering van zelf­organiserende teams denkt PAX dat die wendbaarheid in de programmagroepen vergroot. En door de theory of change. “Het toepassen van de theory of change en de invoering van de zelforganiserende teams dateert van een redelijk recente datum. Voor veel programmagroepen is het nog een zoektocht om het goed te doen. Daar zitten we nu middenin. We zijn aan het leren.”

Corporate Planner

Voor de rapportage ten behoeve van de programma’s, de zelforganiserende teams en de directie gaat PAX Corporate Planner (CP) gebruiken. Nu sprokkelt Spaan die informatie nog bij elkaar via verschillende kanalen, waardoor informatie van verschillende kwaliteit op een niet-consistente wijze wordt aangeleverd. “Met Corporate Planner ontstaat consistente wijze van rapporteren, op basis van dezelfde gegevens en in een vaste frequentie.”

De zes projectcontrollers, die werkzaam zijn voor ongeveer tien zelforganiserende teams, zijn het aanspreekpunt voor die teams. “Zij moeten weten hoe het staat met de budgetten en met de realisatie ervan. Ook moeten zij voorspellingen kunnen doen over de vorderingen van het team en kunnen aangeven hoe dit zich verhoudt tot de planning. En ze moeten de kwartaalrapportage doen.” De projectcontrollers worden getraind om met CP te werken zodat uiteindelijk een uniforme rapportage gaat plaatsvinden.

Er gaat meer veranderen voor de projectcontrollers. “Onze projectcontrollers waren voorheen alleen bezig met het verantwoorden van de gelden achteraf aan de donor. Zij richten zich nu ook op het signaleren en afdekken van financiële risico’s. Zo hebben zij een rol bij de fondsenwerving. Zij dienen voorwaarden van de donoren te scannen op risico’s en de programmaleider te adviseren over beheersmaatregelen. CP biedt de kans om dit voor verschillende typen van donoren te standaardiseren en snel uit te voeren.”

Gelden

PAX is als fondsenwervende instelling voor goede doelen volledig afhankelijk van donorgelden. De organisatie moet alert reageren op veranderingen in de omgeving. Spaan: “We lopen risico’s. Donorgelden kunnen wegvallen. Maar er kan ook meer geld beschikbaar komen voor vrede. De vraag is dan of we verder willen groeien. Het moet wel beheersbaar blijven.” Ook de politiek speelt een rol. “Komt er een andere regering dan kan de fondsenwerving er zo maar anders uit zien.” Hoe dan ook, is het nu belangrijk dat PAX een goede basis legt om veranderingen aan te kunnen.

“Wij werken er hard aan om nog meer in control te zijn.”

PAX

PAX is in 2007 ontstaan uit een fusie tussen Pax Christie en het IKV. In de missie van PAX staat dat de organisatie samen met betrokken burgers en partners aan de bescherming van burgers werkt tegen oorlogsgeweld, aan het beëindigen van gewapend geweld en het opbouwen van rechtvaardige vrede. Verbinding is daarbij het toverwoord. “De bedoeling is dat wij veranderkracht naar de regio brengen en dat onze partners uiteindelijk het stokje overnemen.”

PAX is werkzaam in conflictgebieden als Oekraïne, Irak, Syrië en Zuid-Soedan. Daarnaast richt PAX zich ook bijvoorbeeld op het terugdringen van wapens en wapenhandel, op het helpen van slachtoffers van de volkerenmoord bij Srebrenica met hun zoektocht naar gerechtigheid en op het opvangen van mensen die slachtoffer zijn geworden van de strijd gepaard gaande met de steenkooldelving (“bloedkolen”) in de mijnen van Noord-Colombia.

Bij PAX werken ongeveer 150 mensen. De programmaleiders en mede­werkers van de geografische programma’s zijn vaak lokaal actief en veel op reis. Daarnaast zijn nog zo’n 30 mensen in het veld gestationeerd. De ngo werkt sinds 2015 met programma’s die in een regio actief zijn en programma’s die rondom een thema werkzaam zijn, bijvoorbeeld op het gebied van nucleaire ontwapening. De programmagroepen, ongeveer 10 in totaal, vormen zelforganiserende teams die binnen bepaalde kaders hun werk doen. PAX heeft ten aanzien van de aansturing van de programma’s geen middenmanagement.

In 2016 bedroegen de inkomsten en bestedingen van PAX ongeveer 18 miljoen.